ARTIGO: SEU DIA PODE RENDER 48 HORAS

Mesa abarrotada de papeis, clientes que ligam a todo o momento, desentendimentos internos no escritório, prazos, audiências e… Um dia com efetivas 24 horas. Se você está entre os advogados e advogadas que, frequentemente, consideram o tempo insuficiente para realizar todas as suas obrigações e que culpam a suposta falta de tempo para a não realização de seus objetivos, você precisa urgentemente melhorar  A GESTÃO DA SUA AGENDA.

É o que sempre digo: quem não tem tempo para se dedicar a atrair, reter e satisfazer MAIS E MELHORES CLIENTES está optando por passar seus dias com clientes como os que tem hoje.

Se você prefere ficar aí lamentando pela sua clientela não ser a ideal, pode parar de ler por aqui. Mas se você quer mudar e aumentar suas chances de captar clientes na advocacia, arregace suas mangas e vamos em frente.

Pequenos ajustes no seu modo de pensar e alguma disciplina para colocar estratégias em prática e você perceberá os resultados positivos de imediato. Apesar de ter apenas 24 horas, o seu dia pode, SIM, render como se tivesse 48!

Você já estabeleceu as suas metas para esta semana, para este mês, para esse ano? O primeiro passo para gerenciar o seu tempo e se tornar realmente produtivo é definir aonde você quer chegar. Sem um destino – ou uma META, mesmo que de curto prazo, como saber qual caminho – ou ESTRATÉGIA – escolher?

Tendo suas metas em mãos, é hora de pensar no que lhe atrapalha ou impede de cumpri-las.

Por mais que às vezes pareça imperceptível, você está o tempo todo sendo atacado por LADRÕES DE TEMPO. São as INTERRUPÇÕES durante um trabalho importante, aplicativos que não param de apitar no seu celular, acesso constante e não planejado ao E-MAIL, aquelas escapadinhas básicas para visitar o Facebook, Twitter e outros, REUNIÕES desnecessariamente longas e, principalmente, PERFECCIONISMO E PROCRASTINAÇÃO.

Esses ladrões de tempo fazem parte do seu dia a dia e da rotina de profissionais dos quatro cantos do mundo, mas é preciso que você tenha atenção para não deixá-los agir, enquanto as tarefas realmente prioritárias ficam a ver navios, comprometendo suas metas e objetivos.

Costumo utilizar no meu dia a dia um método muito eficaz e que age mudando o seu modelo mental, priorizando o seu senso de IMPORTÂNCIA e não o seu senso de URGÊNCIA. Fazer tudo
o que é urgente tem tudo para lhe impedir de fazer o que é essencial para que você conquiste suas metas pessoais e profissionais.

Para alcançar a produtividade que vai lhe permitir alcançar os seus resultados, o primeiro passo é ter CLAREZA sobre a natureza dos seus compromissos.

Comece o dia fazendo o seu PLANEJAMENTO. Divida as suas tarefas em quatro grupos: (a) importantes e urgentes; (b) importantes, mas não urgentes; (c) não importantes, mas urgentes e (d) não importantes e nem urgentes.

(a) IMPORTANTES E URGENTES

Aqui, entram todas as tarefas que estão com o prazo por vencer e que, se não forem feitas, impactam diretamente você e o escritório. É aquilo que precisa ser resolvido o mais rápido possível, sob a pena de lhe causar prejuízos de diversas ordens. São os prazos processuais, a reunião com um dos seus principais clientes, o artigo que tem dia e hora para entregar, a reunião na escola dos seus filhos a que você não quer faltar. Ou seja: é algo que precisa ser resolvido o quanto antes.

(b) IMPORTANTES, MAS NÃO URGENTES

Fazem parte deste grupo as tarefas mais estratégicas, que surtirão efeitos para você e para o escritório em médio ou longo prazo. Entre as suas metas, quais se encaixam nesta descrição? Conquista de mais cinco bons clientes nos próximos três meses? Aprimoramento das técnicas de marketing do seu escritório até a metade do ano? Busca por novos parceiros? Todas as atividades que precisam ser realizadas para que suas metas de médio/longo prazo sejam conquistadas entram aqui. Podem ser pesquisas, projetos, cursos, entre outros.

Mas, atenção: o fato de não serem urgentes não significa que não tenham um prazo. Elas têm prazo, sim, e você deve se ater a eles se esses projetos são realmente IMPORTANTES para o atingimento de suas metas. Se não são, nem deveriam ter sido classificados assim. Quando o prazo de realização se aproximar, elas merecem ser reclassificadas para urgentes, sob a pena de serem adiadas indefinidamente e virarem apenas uma abstração, uma carta de intenções que nunca se materializa.

(c) NÃO IMPORTANTES, MAS URGENTES

São itens indispensáveis, mas que não possuem impacto significativo para você, para as suas metas ou para as metas do escritório. Aqui fica o que provavelmente você pode delegar e o que é importante para os outros. Você tem tendência a controlar e a centralizar tudo, achando que só você consegue fazer isso ou aquilo? Cuidado. Aprender a delegar é essencial. O tempo que você dedica capacitando outras pessoas a fazer o que você não precisa fazer pessoalmente não é tempo gasto, é tempo investido na sua produtividade.

(d) NÃO IMPORTANTES E NEM URGENTES

Aqui ficam todos os maiores ladrões de tempo. Os e-mails fora de hora, os aplicativos de mensagens que apitam o tempo todo, aquelas conversas com colegas que se prolongam bem mais do que o necessário para descontrair. Seria irrealista bani-las do seu dia a dia, eu sei. Deve existir no seu planejamento um tempo destinado a elas, sim, mas quanto? Meia hora por dia? Cuidado, pois são esses ladrões que tomam seu tempo de ir à academia, dar mais atenção às pessoas que você ama ou ler um bom livro sobre um tema que não seja diretamente afeito à sua profissão, mas que vá lhe abrir outros horizontes.

Um profissional mais sênior, normalmente, investe mais tempo na categoria “b”, enquanto os advogados que ficam mais pelos fóruns e tribunais investem a maior parte do seu tempo na categoria “a”. O grande segredo aqui, possível de ser realizado a partir da metodologia proposta, é equilibrar melhor o seu tempo e identificar o que pode ou deve ser ajustado.

É você quem deve avaliar em quais categorias pode ou não gastar mais tempo. Isso porque é VOCÊ quem sabe aonde QUER chegar e, sobretudo, VOCÊ é quem sabe o que está PERDENDO por não saber usar melhor o seu tempo.

Se você se comprometer a criar esta tabela e segui-la o máximo que puder, tenha certeza de que isso aumentará significativamente a sua produtividade e eliminará fatores resultantes de um mal gerenciamento do tempo, como frustrações, culpa e sensação de esgotamento.

Fique atento: para oferecer resultados consistentes, esta priorização de atividades deve se tornar um hábito em seu dia a dia. A reorganização do seu tempo, das suas atividades e das suas prioridades certamente lhe fará avançar muitos degraus rumo à sua caminhada de sucesso no meio jurídico e também em termos de qualidade de vida.

O resultado disso tudo vai impactar de forma positiva na percepção que o cliente tem sobre o seu trabalho. Você deixará de chegar atrasado e mal preparado para as reuniões, nunca mais precisará aborrecer seu cliente porque não teve tempo de cumprir alguma tarefa combinada com ele e, acima de tudo, jogará fora o peso da improdutividade que fazia doer as suas costas.
O que você precisa fazer hoje, essa semana, esse mês, para dar andamento aos seus projetos prioritários?

Quantos prazos você tem que cumprir nesta semana? Quando você precisa finalizar sua produção jurídica, levando em consideração que o melhor cenário é ter tudo pronto com alguma antecipação para aumentar a qualidade e minimizar o seu stress? Quantas reuniões com clientes e parceiros você precisa realizar para alcançar a sua meta? Tem algum evento para comparecer? O que você precisa estudar para ser mais engajado na causa do seu cliente e entender melhor seu nicho de atuação? Qual é o tempo máximo por dia que você vai permitir que as distrações lhe tomem? Como é que você vai controlar esse tempo?

Organize-se! Não permita que seu tempo escorra pelo ralo. Gerenciando bem as preciosas horas do seu dia, automaticamente você terá mais tempo e energia para o que realmente importa.

“Perder tempo em aprender coisas que não interessam priva-nos de descobrir coisas interessante.” Carlos Drummond de Andrade

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